المقدمة

لم تعد إدارة المستندات تقتصر على تخزين الملفات والبحث عنها فحسب، بل باتت المؤسسات اليوم بحاجة إلى فهم محتوى مستنداتها، والاستفادة من هذه المعرفة، وأتمتة العمليات بالاعتماد على الذكاء الاصطناعي.

يلبي OpenKM هذه الحاجة من خلال منصة ذكية لإدارة المستندات تجمع بين:

• نظام متطور لإدارة المستندات والسجلات،
• محرك سير عمل ومهام مؤتمتة،
• طبقة ذكاء اصطناعي مرنة، قابلة للربط مع مختلف مزودي الخدمات والنماذج، سواء في بيئات الحوسبة السحابية أو البيئات المحلية.

صُمم OpenKM منذ البداية انطلاقًا من مبدأ أساسي: يجب أن يتكيف الذكاء الاصطناعي مع استراتيجية بيانات العميل، وليس العكس.

لذا، توفر المنصة:

• موصلات ذكاء اصطناعي مبنية على واجهات برمجة تطبيقات قياسية،
• إمكانية العمل مع أي نموذج متوافق (نماذج لغوية، نماذج تصنيف، محركات بحث دلالية، إلخ)،
• وتتيح هذه المنصة نشر هذه الإمكانيات في بيئات الحوسبة السحابية العامة أو الخاصة أو المحلية، وفقًا لمتطلبات الأمان والامتثال وسيادة البيانات لكل مشروع.

انطلاقًا من هذا الأساس، لا يُعدّ OpenKM مجرد أداة أخرى "تستدعي" ذكاءً اصطناعيًا خارجيًا، بل يدمج الذكاء الاصطناعي مباشرةً في منطق إدارة المستندات الخاص به. تُنظّم المعلومات باستخدام المجلدات والتصنيفات والبيانات الوصفية، وتُدار من خلال الأذونات والتدقيق وخطة الملفات. وفوق كل ذلك، يقوم الذكاء الاصطناعي بما يلي:

• فهم المحتوى،
• ربط المستندات ذات الصلة والمتفرقة،
• تقديم إجابات بلغة طبيعية،
• وتشغيل عمليات مؤتمتة عند رصده لظروف العمل.

والنتيجة هي إدارة مستندات مدعومة بالذكاء الاصطناعي، حيث يتوقف المستخدمون عن "البحث عن المستندات" ويبدأون بالبحث عن الإجابات، معتمدين على قاعدة معرفية مؤسسية حقيقية.

المزايا

لماذا تختار إدارة المستندات الذكية مع OpenKM؟

يُحقق دمج OpenKM مع الذكاء الاصطناعي فوائد ملموسة على مختلف مستويات المؤسسة، ويُحوّل نظام إدارة المستندات إلى منصة لإدارة المعرفة المؤسسية.

الوصول السريع إلى المعرفة

• لم تعد المستندات مجرد مستودع بسيط، بل أصبحت قاعدة معرفية قابلة للاستعلام.
• يطرح المستخدمون أسئلة بلغة طبيعية ("ما الإجراء المُطبق في هذه الحالة؟"، "ما المستندات التي أحتاجها؟") ويتلقون إجابات بناءً على المستندات الداخلية.
• يقلّ الوقت المُستغرق في البحث عن المعلومات المُشتتة في المجلدات أو رسائل البريد الإلكتروني أو الأنظمة المُنفصلة بشكل كبير.

مع إدارة المستندات الذكية، يُسهّل OpenKM على الفرق العثور على المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب.

كفاءة تشغيلية وتقليل المهام المتكررة

• يساعد الذكاء الاصطناعي في جمع البيانات (تقنية التعرف الضوئي المتقدمة على الأحرف)، وتصنيف المستندات، واقتراح البيانات الوصفية، مما يقلل العمل اليدوي.
• تعتمد سير العمل والمهام الآلية على هذه المعلومات لتوجيه المستندات، وبدء الموافقات، وإرسال الإشعارات، أو تطبيق قواعد العمل.
• يمكن للفرق قضاء وقت أطول في التحليل واتخاذ القرارات، ووقت أقل في البحث عن المعلومات ونسخها.

باختصار، تُحسّن إدارة المستندات المدعومة بالذكاء الاصطناعي الإنتاجية وتُسرّع العمليات اليومية.

الجودة والاتساق في العمليات

• من خلال العمل مع مستودع مركزي وقواعد متسقة، تُحقق المؤسسة تفسيرًا موحدًا للسياسات والأدلة والإجراءات.
• يُمكن لمساعدي الذكاء الاصطناعي دعم المستخدمين الأقل خبرة، وتوجيههم وفقًا لمنطق العمل نفسه المُحدد في الوثائق الرسمية.
• يُؤدي ذلك إلى تقليل الأخطاء وإعادة العمل، وتحسين تجربة العملاء الداخليين والخارجيين على حد سواء.

تتوقف قاعدة معارف مؤسستك عن الاعتماد على "من يعرف ماذا" وتُصبح موردًا مشتركًا وموثوقًا.

الأمان والامتثال وحوكمة البيانات

• تُبنى طبقة الذكاء الاصطناعي بالكامل على نظام إدارة مستندات يتميز بصلاحيات دقيقة، وإدارة المستخدمين والأدوار، وتدقيق مفصل، وخطة ملفات.
• يُمكن تحديد مجموعات المستندات التي تُعرض لكل نموذج من نماذج الذكاء الاصطناعي، والمعلومات التي تُخفى هويتها، والبيانات التي لا تُغادر البيئة المحلية أو السحابة الخاصة.
• يُسهّل هذا النهج الامتثال للوائح مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ومتطلبات الأمن الداخلي وحوكمة الشركات.

تحصل على إدارة ذكية للمستندات دون التضحية بالتحكم في المعلومات الحساسة.

حرية تقنية وتوافق مع المستقبل

• بفضل الموصلات المفتوحة، يمكن لـ OpenKM العمل مع محركات ومزودي ذكاء اصطناعي مختلفين، دون تقييد العميل بتقنية واحدة.
• مع ظهور نماذج أو خدمات جديدة، يمكن دمجها دون تغيير منصة إدارة المستندات الأساسية.
• وبذلك، يُصبح الاستثمار في OpenKM أساسًا متينًا يُمكن من خلاله تطوير استراتيجية الذكاء الاصطناعي للمؤسسة بمرور الوقت.

يُقدّم OpenKM نفسه كنظام إدارة مستندات جاهز للذكاء الاصطناعي، مُهيأ للنمو مع أعمالك وخياراتك التقنية.

حالات الاستخدام

ما يمكن للذكاء الاصطناعي فعله بوثائقك في OpenKM

يمكن تطبيق نظام إدارة الوثائق الذكي من OpenKM في العديد من المجالات. ومن أبرز حالات الاستخدام:

الاستخلاص الذكي (التعرف الضوئي على الأحرف + الذكاء الاصطناعي)

• رقمنة الفواتير والعقود وإشعارات التسليم والنماذج والملفات.
• تقنية التعرف الضوئي على الأحرف المتقدمة لاستخراج النصوص، حتى من المستندات أو الصور الممسوحة ضوئيًا.
• التعرف على الحقول والتحقق منها باستخدام الذكاء الاصطناعي: تحديد تلقائي للمورد والمبلغ والتواريخ والمراجع الداخلية، إلخ.
• التكامل المباشر مع سير عمل الموافقة والأنظمة الخارجية (تخطيط موارد المؤسسات، المحاسبة، إدارة علاقات العملاء).

الميزة: تقليل الكتابة اليدوية، وتقليل الأخطاء، وزيادة سرعة العمليات الإدارية.

التصنيف التلقائي والبيانات الوصفية الذكية

• تحديد نوع المستند (فاتورة، عرض سعر، عقد، تقرير، شكوى، دليل داخلي، إلخ).
• اقتراح تلقائي للبيانات الوصفية ذات الصلة (العميل، المشروع، القسم، المنتج، المنطقة الجغرافية، إلخ).
• تطبيق قواعد ذكية تستخدم هذه البيانات الوصفية لنقل المستند إلى المكان المناسب، أو تعيين الصلاحيات، أو بدء سير العمل.

الميزة: تقليل الكتابة اليدوية، وتقليل الأخطاء، وزيادة سرعة العمليات الإدارية.

بحث ذكي واستعلامات باللغة الطبيعية

• لا يحتاج المستخدم إلى معرفة العنوان الدقيق للمستند؛ إذ يمكنه طرح أسئلة باللغة الطبيعية ("ماذا تنص السياسة على هذا الموضوع؟"، "كيف نتعامل مع هذه الحوادث؟").
• يحدد الذكاء الاصطناعي الأجزاء الأكثر صلة (بحث دلالي) ويعرض إجابة مكتوبة، مع روابط للمستندات الأصلية.
• يعتمد هذا النهج، القائم على تقنية RAG (الاسترجاع والتوليد المعزز)، دائمًا على الوثائق الداخلية، وليس على المعرفة العامة غير الخاضعة للرقابة.

الميزة: سرعة وثقة أكبر في اتخاذ القرارات بناءً على السياسات والأدلة والوثائق الفنية.

مساعدون افتراضيون للوثائق الداخلية

• إنشاء مساعدين افتراضيين متخصصين يعملون على مستودع OpenKM:
• مساعدون لدعم المستخدمين الداخليين،
• مساعدون للاطلاع على أدلة الامتثال،
• مساعدون للمساعدة في الإجراءات الداخلية.
• يمكن دمجهم في OpenKM نفسه، أو بوابة الشركة، أو أدوات التعاون (الإنترانت، الدردشة، إلخ).

الميزة: خبرة متخصصة متاحة على مدار الساعة، دون إرهاق فرق الدعم أو الامتثال.

أتمتة ذكية لعمليات الوثائق

• سير عمل يستخدم الذكاء الاصطناعي لتحديد الخطوة التالية: التصنيف، الموافقة، التوجيه إلى قسم محدد، طلب معلومات إضافية.
• مهام تلقائية تُفعّل عند ظهور محتوى معين (على سبيل المثال، بنود محددة في عقد، مبالغ أو شروط محددة في مستند مالي).
• التكامل مع أدوات خدمة العملاء والجودة لربط التذاكر والشكاوى والوثائق الداعمة.

الميزة: عمليات أسرع، احتكاك أقل، وإمكانية تتبع كاملة لمن قام بماذا ومتى ولماذا.

بنية الذكاء الاصطناعي وتكامله

كيفية دمج الذكاء الاصطناعي مع OpenKM

يعتمد اقتراح OpenKM على بنية مفتوحة ومرنة، مصممة بحيث يمكن لكل مؤسسة اختيار محركات الذكاء الاصطناعي الخاصة بها والتحكم في مكان معالجة البيانات.

موصلات الذكاء الاصطناعي وواجهات برمجة التطبيقات المفتوحة

• يوفر OpenKM واجهات برمجة تطبيقات REST ومجموعات تطوير برمجية (SDKs) تُسهّل التكامل مع مزودي الذكاء الاصطناعي التوليدي، ومحركات البحث الدلالي، وخدمات التعرف الضوئي على الأحرف المتقدمة، ومكونات ذكية أخرى.
• يستخدم الاتصال بروتوكولات قياسية (HTTP/JSON)، مما يُتيح الاتصال بمختلف الخدمات الحالية والمستقبلية.
• تدعم هذه البنية نفسها النماذج المستضافة على السحابات العامة والنماذج المنشورة في البنية التحتية الخاصة بالعميل.

عمليًا، يُصبح OpenKM مركزًا يلتقي فيه نظام إدارة المستندات ونماذج الذكاء الاصطناعي.

الذكاء الاصطناعي في بيئات محلية أو سحابية خاصة أو هجينة

• بالنسبة للمشاريع ذات متطلبات الأمان والسرية العالية، يمكن تشغيل الذكاء الاصطناعي في بيئات محلية أو سحابات خاصة، دون نقل المستندات خارج نطاق المؤسسة.
• يمكن لـ OpenKM العمل مع خدمات الذكاء الاصطناعي في السحابة العامة، مما يحدّ من المعلومات المرسلة ويتحكم بها، ويضمن إخفاء هوية أصحابها عند الضرورة.
• في البيئات الهجينة، يمكن تخزين بعض القدرات (مثل معالجة التعرف الضوئي على الأحرف المكثفة) في السحابة، بينما تُعالج العمليات الأكثر حساسية (مثل الاستعلام عن الوثائق الداخلية الهامة) بواسطة نماذج محلية.

تتيح لك هذه المرونة تصميم نشر الذكاء الاصطناعي بما يتناسب مع احتياجاتك الأمنية والتزاماتك.

من المستودع إلى قاعدة المعرفة (RAG - الاسترجاع والتوليد المعزز)

على المستوى المنطقي، يستخدم OpenKM تقنيات مثل RAG (الاسترجاع والتوليد المعزز) لتحويل مستودع المستندات إلى قاعدة معرفة:

1. الفهرسة والتضمينات

• يتم تحليل محتوى المستندات وتحويله إلى تمثيلات متجهة لتمكين البحث الدلالي.

2. الاسترجاع

• عند طرح سؤال، يختار النظام أكثر الأجزاء صلة من الوثائق الداخلية.

3. التوليد

• يستخدم نموذج اللغة هذه الأجزاء لصياغة إجابة بلغة طبيعية، مع الحفاظ دائمًا على الرابط بالوثائق الأصلية.

يحدث كل هذا ضمن قواعد الأمان والصلاحيات والتدقيق الخاصة بـ OpenKM، مما يضمن أن تكون الإجابات المدعومة بالذكاء الاصطناعي مفيدة وخاضعة للرقابة.

التكامل مع سير العمل والمهام الآلية

• لا تُترك نتائج الذكاء الاصطناعي "مُهملة"، بل يمكن استخدامها لتغذية سير العمل (OKMFlow) والمهام الآلية.
• على سبيل المثال، يمكن لمستند يصنفه الذكاء الاصطناعي على أنه "عقد يتضمن البند X" أن يُفعّل سير عمل مراجعة قانونية مُحددة.
• تُسجل القرارات والإجراءات، مما يُسهم في تتبع العمليات وحوكمتها.

وبهذه الطريقة، تُصبح إدارة الوثائق الذكية محركًا حقيقيًا لأتمتة العمليات الشاملة.

الأسئلة الشائعة

1. ما هي إدارة المستندات بالذكاء الاصطناعي؟

تستخدم الذكاء الاصطناعي لأتمتة معالجة المستندات وتصنيفها.

2. كيف يعمل التصنيف التلقائي؟

يحلل الذكاء الاصطناعي محتوى المستندات لتصنيف الملفات.

3. ما هي أتمتة سير العمل الذكية؟

تؤتمت المهام باستخدام قرارات مدعومة بالذكاء الاصطناعي.

للعودة إلى الموقع الإلكتروني الرئيسي، انقر على ما يلي: OpenKM MENA

يرجى الاتصال بنا للاستفسار عن الأسئلة أو الأسعار